3 czerwca br. Grupa Impel była jednym z partnerów konferencji „Biuro w czasach AI”, która odbyła się w Rotundzie PKO w Warszawie. Była to kolejna edycja wydarzenia z cyklu Akademia Najemcy, którą od ośmiu lat organizuje firma Walter Herz.

Akademia Najemcy jest projektem, w którym wiodąca agencja nieruchomości komercyjnych Walter Herz łączy społeczność swoich klientów, którymi są najemcy nieruchomości oraz osoby odpowiedzialne za wynajem i zarządzanie powierzchniami biurowymi, ze stroną dostawców, którzy oferują usługi i produkty odpowiednie dla tego segmentu rynku. Projekt ma na celu wspieranie wynajmujących i najemców nieruchomości komercyjnych w rozwoju biznesowych projektów oraz budowanie wartościowych partnerstw z dostawcami w branży.

Sztuczna inteligencja – czy umiemy w to grać?

Przewodnim tematem konferencji była sztuczna inteligencja. Wiele miejsca poświęcono dyskusji o tym, jak wykorzystywać ją do codziennej realizacji zadań, jak się z nią oswoić i w jakich procesach back office może być wykorzystana. W codziennej gonitwie i natłoku zadań coraz trudniej znaleźć czas na precyzyjne planowanie, optymalizacyjne działania, czy rozwój osobisty. A właśnie te czynniki decydują o komforcie pracy całego zespołu, efektywności procesów, celności podejmowanych decyzji i w końcu o naszej pozycji w organizacji.

Sztuczna inteligencja wciąż wzbudza wiele skrajnych emocji, a jednak pomaga w biznesie działać sprawniej, spokojniej i z większą precyzją. Realnie może wspierać i doskonalić wydajność operacyjną. Zatem podczas konferencji próbowano odpowiedzieć na pytania:

• W jaki sposób automatyzować powtarzalne zadania, by oszczędzać czas i zasoby?
• Jakie narzędzie technologiczne wspierają realnie office- i HR managerów czy dyrektorów administracyjnych?
• Jak sztuczna inteligencja może zmienić jakość codziennej pracy administracyjnej i HR?

Grupa Impel wspiera sektor nieruchomości komercyjnych

Nieruchomość komercyjna to złożony organizm, który wymaga starannego zarządzania, zarówno w kontekście infrastruktury, administracji, ale też współpracy z zewnętrznymi firmami outsourcingowymi. Sprzątanie obiektu, jego ochrona, serwis techniczny, catering, obsługa IT, czy zarządzanie odpadami – każda z tych usług jest elementem większego systemu, którego celem jest zapewnienie komfortu, bezpieczeństwa i sprawnego działania przestrzeni użytkowanej przez najemców.

Budynki komercyjne są obiektami intensywnie eksploatowanymi – zarówno technicznie, jak i pod względem logistycznym. Muszą spełniać szereg norm bezpieczeństwa, a do tego odpowiadać na oczekiwania najemców i ich klientów. Właśnie dlatego wybór odpowiednich partnerów do świadczenia usług nie może być przypadkowy. Liczy się nie tylko koszt, ale również jakość, elastyczność, doświadczenie, a także zdolność do szybkiego reagowania w sytuacjach awaryjnych.

Sztuczna inteligencja a procesy back office w biurowcach ?

Procesy operacyjne w nieruchomościach komercyjnych są na ogół złożone i wielowarstwowe. Choć dla przeciętnego użytkownika biura wszystko może wydawać się bardzo proste – działające windy, czyste korytarze, odpowiednia temperatura, obieg dokumentacji – to w tle działa złożony system zarządzania, który wymaga koordynacji wielu procesów administracyjnych, technicznych i finansowych. Właśnie w tych obszarach sztuczna inteligencja (AI) okazuje się dziś nieocenionym wsparciem.

Zarządzanie dokumentacją i fakturowaniem

AI może zautomatyzować powtarzalne zadania, odczytywać dane z dokumentów papierowych lub skanowanych, wprowadzać je do systemów księgowych i ERP, a także klasyfikować je tematycznie czy chronologicznie. AI może analizować faktury, umowy, protokoły techniczne, porównywać je z zapisami w CRM lub w systemie zakupowym. Technologia oszczędza czas i rozpoznaje potencjalne nieprawidłowości.

Optymalizacja zarządzania kosztami operacyjnymi

Modele predykcyjne, w których wykorzystywana jest sztuczna inteligencja, potrafią analizować zużycie mediów (energia, woda, gaz) i wskazywać nietypowe odchylenia od normy, które mogą świadczyć o awariach lub nieefektywnym wykorzystaniu zasobów.

Predykcja w planowaniu konserwacji

Model reaktywny technicznych konserwacji („coś się zepsuło — naprawiamy”) lub prewencyjny (okresowe przeglądy niezależnie od stanu urządzeń), z wykorzystaniem technologii AI może być  zmieniony na bardziej wydajny i celowany. Dzięki analizie danych z czujników IoT umieszczonych w instalacjach HVAC, windach, systemach zasilania czy agregatach prądotwórczych, sztuczna inteligencja potrafi prognozować zbliżające się awarie. W związku z tym również zakupy części zamiennych mogą być lepiej zaplanowane.

Zarządzanie dostępem i bezpieczeństwem

AI we wszelkich systemach technicznego zabezpieczenia budynków komercyjnych zdecydowanie zwiększa poziom bezpieczeństwa obiektu.  Inteligentne algorytmy systemu monitoringu potrafią rozpoznawać twarze, wykrywać nietypowe zachowania, automatycznie identyfikować nieuprawnione wejścia czy pozostawione przedmioty. Systemy takie integrują się z kontrolą dostępu i mogą natychmiastowo powiadamiać ochronę. Takie rozwiązania pozwalają znacząco podnieść poziom bezpieczeństwa bez konieczności zwiększania liczby fizycznych pracowników ochrony.

Wsparcie dla zarządzania relacjami z najemcami

Z perspektywy właściciela nieruchomości biurowej niezwykle ważne jest też utrzymanie wysokiego poziomu satysfakcji najemców. Sztuczna inteligencja może działać tutaj jako „inteligentny concierge” — chatboty i wirtualni asystenci mogą obsługiwać zgłoszenia serwisowe, rezerwacje sal konferencyjnych, dostęp do parkingów, czy też odpowiadać na najczęstsze pytania związane z eksploatacją biura.

Raportowanie i analiza danych w czasie rzeczywistym

Jedną z największych zalet zastosowania AI w back office jest automatyzacja raportowania i analizy danych. Zamiast comiesięcznego tworzenia raportów zużycia energii, kosztów utrzymania, dostępności powierzchni czy wskaźników rotacji najemców, możemy otrzymywać te dane w czasie rzeczywistym — w formie zrozumiałych wizualizacji lub nawet przewidywań na kolejne miesiące. Dzięki temu podejmowanie decyzji strategicznych staje się bardziej precyzyjne i oparte na danych, a nie intuicji.

AI krokiem do lepszej konkurencyjności

Sztuczna inteligencja w biurowcach nie jest już futurystycznym dodatkiem, ale realnym narzędziem pracy, które usprawnia funkcjonowanie back office’u, redukuje koszty i zwiększa komfort zarówno zarządców, jak i najemców. Warunkiem skutecznego wdrożenia AI jest oczywiście dobra jakość danych, przemyślana architektura systemów IT oraz zrozumienie potrzeb użytkowników końcowych. Niemniej jednak, kto zainwestuje w te technologie odpowiednio wcześnie, zyska nie tylko przewagę operacyjną, ale również znacznie wyższy poziom kontroli nad funkcjonowaniem całego budynku.